En la parte 3 esta serie, vimos que si Excel es un martillo, cargar y manipular volúmenes de data altos y complejos es como colocar un tornillo. Poner un tornillo con un martillo NO es ni eficiente ni eficaz…simplemente es la herramienta equivocada para esa parte del trabajo.
Ver
Parte 1 Principios y Mejores Prácticas
parte 2 Las Debilidades de Excel
parte 3 Clavos Vs Martillos, Casos Reales y Encuesta
parte 4 Página Actual
Pero si Excel basico o a veces intermedio no es la herramienta adecuada en estos casos, que lo es?
e igual de importante,
Puedo implementar estas nuevas herramientas en Excel en un periodo de tiempo y con un costo lo más bajo posible?
Generalmente, la herramienta recomendada para trabajar con Big Data es una base de datos, junto con maneras de usar a Excel más eficazmente con la data en general y las bases de datos en particular. Y la buena noticia para nosotros los analistas, financistas, gerentes y demás es que implementar estas herramientas no tiene que ser ni demorado ni caro. Para serles honestos, las 2 mejores herramientas para empezar a tratar estos retos son gratuitas, y una de ellas probablemente ya la conozcamos...pero me estoy adelantando.
VENTAJAS DE USAR BASES DE DATOS CON EXCEL
Primero, es importante saber que las bases de datos fueron CREADAS ESPECIFICAMENTE para manejar data grande y compleja.
Así como Excel fue CREADO originalmente para análisis ad hoc no recurrentes, Las bases de datos fueron diseñadas tomando MUY en cuenta las 5 Características que ve nuestro proceso de Mejora Continua (ver parte 1) (Integridad de la Data, Velocidad de Respuesta del Modelo, Peso del Archivo, Nivel de Automatización Posible, capacidad de cometer error.)
Es el cuidar estas 5 características los que va a reducir o eliminar el Excel Hell y el enorme tiempo que este nos absorve en nuestro trabajo
Volúmenes de 100,000 a 1 millón de registros, que nos empiezan a dar problemas de performance, Business Logic, y Automatización en Excel, son los volúmenes de entrada esperados en una base de datos pequeña.
Pero si esto es correcto, si los Database Management Systems (DBMS) como Access, Microsoft Server y Hyperion son usadas, desde ya hace mucho y con relativo éxito en los corporativos para apoyar a Excel a manejar data grande y compleja, proteger la mejora continua y producir nuestros reportes más rápido, porque los Analistas, Gerentes y CFOs no conocemos o implementamos estas herramientas?
La respuesta mas obvia es el precio. Implementar DBMS resulta caro, a veces MUY caro. Si han hablado recientemente con alguien de Oracle, IBM o SAP saben exactamente lo que me refiero...estamos hablando fácilmente de montos entre $25,000-$150,000 o más...
Pero luego pienso: tenemos Access, un DBMS mas que competente para la tarea, porque aún asi no lo implementamos?
La respuesta más simple que he encontrado es que las bases de datos NO son nuestro territorio normal, EXCEL lo es.
Como Excel Pros (parte 2) Hemos trabajado en Excel desde jóvenes, y hemos luchado duro para dominarlo. Las bases de datos son para la mayoría de nosotros un concepto extraño, asociado expertos en sistemas y el personal de IT, con los que contabilidad y finanzas generalmente tienen una relación de amor-odio muy particular.
Además los analistas y financistas NO siempre tenemos un departamento de IT confiable en nuestra compañía, e IT tiene la reputación de entregar soluciones mas lento de lo que deseamos que NO se amoldan a los requisitos del negocio.
En esta serie, no voy a ahondar en esta percepción, Y aunque una buena colaboración entre Finanzas, otras áreas e IT si es necesaria para hacer mejoras grandes, NO ES NECESARIA para las soluciones que necesitamos AHORA.
- "Como analista y financista aun siento el deseo poderoso de tener el control del costo, la herramienta y el proceso "
La mejor manera de seguir usando Excel y no perjudicar nuestro proceso o presupuesto asignado, es comenzar con bases de datos sencillas pero poderosas que ya poseemos en nuestro arsenal, (aunque no lo supiéramos,) por lo que no tienen ningún costo adicional, y empezar a aplicarlas a los procesos menos críticos y más sencillos de nuestra área, para aprender y luego ESCALAR.
Que herramientas sugiero?, anteriormente mencionaría primero Access, pero luego de los enormes avances que Microsoft ha hecho con Excel en el area de Business Intelligence, prefiero hablarles mejor de un nuevo amigo, PowerPivot, y luego, de sus primos, PowerQuery y PoweView
Para los que no han tenido aún tiempo de descubrirlo PowerPivot es un Add-In extremadamente poderoso y gratuito, parte de la nueva Suite de Business Intelligence para Excel desarrolllado por Microsoft para Excel 2010 y 2013.
PowerPivot permite que Excel incorpore habilidades de Bases de Datos, que se adaptan a los conocimientos y estilo de trabajo de los Excel Pros, lo que nos permite trabajar mas rápido y de nuevas maneras con data grande o compleja
Las conclusiones que estamos llegando son reveladoras aunque ligeramente inquietantes:
1. Con en data grande o compleja (parte 3) Estamos ante una nueva realidad, ya que para colocar TORNILLOS y no CLAVOS, debemos de incorporar un DESTORNILLADOR a nuestra caja de herramientas.
2. No hacerlo en situaciones dinámicas y progresivamente más complejas no llevan a entrar en arenas movedizas con la data (parte 2) el NO poder realizar mejoras continuas, y finalmente entrar (de nuevo,) al Excel Hell (parte 1)
3. Usar herramientas relativamente sencillas pero nuevas es un reto, pero lo podemos hacer de manera gradual continua y gratuita, con nuestro personal actual, e incorporando pequeños pasos y procesos cada mes hasta logar una solución integrada siempre en Excel...
Al final, así es como a evolucionado el hombre no?, a medida que crecen los retos, el hombre (o la mujer,) inventa y agrega a su arsenal herramientas más poderosas para manejarlos...
“La pregunta muy personal que debes de hacerte es:
Que prefieres hacer?
Implementar cambios tácticos que reduzcan el Excel Hell (ya que posiblemente ya estés sobrecargado!,) y utilizar ese tiempo liberado para fortalecer gradualmente nuestro conocimiento y habilidades en las nuevas Herramientas gratuitas que nos da Microsoft (PowerBI) y así lograr mejorar continuamente nuestros procesos?
o
Quedarnos con los problemas en las 5 Características del proceso de mejora continua (Integridad de la Data, Velocidad de Respuesta del Modelo, Peso del Archivo, Nivel de Automatización Posible, capacidad de cometer error.) Y estar en un proceso constante de "aguantar y cruzar los dedos," resignados al Excel Hell actual, y al riesgo de más y peor Excel Hell en el futuro?”
En el siguiente artículo, empezaremos a hablar de:
1. tácticas que se pueden implementar en Excel para acelerar y automatizar nuestros reportes. Hablaremos de los métodos Push Vs. Pull para traer data a Excel y como podemos automatizar estos procesos
2. Luego, introduciremos PowerPivot, lo que Bill Jelen, el famoso Mr. Excel en persona, autor de mas de 40 libros sobre Excel, describe como la mejor herramienta que Excel a implementado en los últimos 20 años...(es decir, después de las tablas dinámicas ;-))
5 puntos para el que me puede responder que significa los colores rojo y azul en la decisión personal que mencione arriba ;-)