Cuando un término no tiene una definición clara y concreta en español, he usado el termino en ingles,en caso de dudas, internet como siempre es tu amigo. Con este disclaimer, empezemos...
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Parte 1 Página Actual
parte 2 Las Debilidades de Excel
parte 3 Casos Reales y Encuesta
parte 4 Bases de Datos, Powerpivot, PowerBI, Conclusiones
parte 5 Mejores Practicas para trabajar con DATA en Excel
DESARROLLO DE MODELOS Y REPORTES EN EXCEL
1. Los modelos y reportes deben de ser lo más sencillos y flexibles posibles.
Por sencillo, me refiero a fácil de crear, entender y usar, especialmente por una persona que NO haya sido la creadora original del modelo. Es decir, un modelo que utilizar pivot tables para analizar la data es preferible a otros métodos que involucran estructuras menos estándares, mas formulas y más procesos complejos, porque es más sencillo
Por Flexible, me refiero a que un solo modelo debe de poder ser usado para la mayor cantidad de casos usando la menor cantidad de cambios en el modelo. Modelos con data inputs que se usan para poder cambiar el mes del reporte o el área a analizar son más flexibles que modelos rígidos que no aceptan inputs
EL PROCESO ESTANDAR
2. El proceso estándar para desarrollar un modelo o reporte, aplicable para Excel, es:
a. Obtener la Data, prepararla (ETL) y Añadirle Business Logic
b. Analizar la data
c. Elaborar el reporte
3. El modelo o reporte debe de ser continuamente optimizado, mejorando detalles de cada etapa del proceso estándar. Generalmente mejoras en etapas iniciales crearán impactos mayores de eficiencia y efectividad que mejoras en etapas posteriores. Es decir, generalmente una mejora en la etapa a) Obtener la Data y prepararla creará un impacto mayor que mejoras en c) Elaboración del Reporte. Esto es así porque si en el modelo si entra basura, saldrá de él basura.
4. Las mejoras continuas deben hacerse de manera gradual, en pequeños incrementos, y en cada ciclo financiero o sprint (si usas Agile PM. ;-)) La incapacidad de realizar este proceso de manera continua permitirá o empeorará el nivel de “Excel Hell” de un área
EXCEL HELL
1. Excel Hell es un término usado por muchos analistas en todo el mundo (buscar en internet!) y es definido como:
"El estado de un departamento (contabilidad, finanzas, RRHH) cuando pasa más tiempo masajeando o dándole forma a la data o a un reporte en Excel que realizando un análisis útil del mismo que beneficia a las metas del departamento o de la empresa"
2. Asumiendo una situación dinámica en el área (el área maneja cada vez más transacciones, la gerencia solicita más reportes o reportes más sofisticados, ocurren Mergers or Adquisitions, hay cambios económicos, de mercado o de los competidores que exigen adaptación, etc.,) El no tener una estrategia específicamente diseñada para manejar el Excel Hell, garantiza que este tienda a aparecer e incrementarse
3. Una métrica útil para medir el grado de Excel Hell de la empresa es medir los horas extra (luego de las 5.30 p.m) de trabajo necesario en un ciclo contable (aprx., 30 días calendario) para que finanzas u otra área puede cumplir con todos los reportes, presentaciones, y otras responsabilidades que se le exigen.
4. Periodos continuos de más de 3 meses de Excel Hell pesados o graves pueden poner en riesgo la capacidad óptima del equipo de responder efectiva y eficientemente a las demandas del área.
5. Periodos de Excel Hell graves de 6 a 12 meses o más ponen gravemente en riesgo la capacidad de respuesta óptima del equipo, y tienen el potencial de afectar el estado de ánimo y salud del todos.
6. Con un periodo suficiente largo y suficiente grave de Excel Hell, cualquier equipo, sin importar su capacidad inicial, conocimiento, talento o nivel de experiencia llega a su nivel de incompetencia
7. Equipos incompetentes realizan errores que tienen repercusiones graves en la integridad de la data, la velocidad de respuesta del área, y eventualmente la confianza que la empresa tiene en su departamento de finanzas u otra area
MEJORA CONTINUA
Como mencionamos, una de las estrategias utilizadas para contrarrestar el Excel Hell es un proceso consciente y continuo de mejora continua, mejorando los detalles de cada etapa del proceso estándar.
LOS 5 ASPECTOS DE INTERES EN LA MEJORA CONTINUA
a. La integridad de la data
b. La velocidad de respuesta del modelo
c. El Peso del archivo de Excel (afecta la velocidad de respuesta)
d. El nivel de automatización posible.
e. La capacidad de cometer un error
En próximas entregas describiremos métodos y mejores prácticas de mejora continua, (que hacer) para finalmente en el último artículo de esta serie utilizar estas mejores prácticas para desarrollar métodos operativos concretos (como hacerlo) que simplificarán nuestro trabajo diario...
Y ustedes, experimentan Excel Hell en su empresa o área? Que pasos generalmente toman para controlar el "Excel Hell"?