La elaboración de reportes puede ser difícil en Excel…en uno de mis trabajos anteriores, el software de contabilidad usado era bastante antiguo, talvés tenía unos 12 años de antigüedad. Este software no poseía sistemas de reportes pre-elaborados, y para no sumergirnos totalmente en un mar de programadores de SQL subcontratados que crearan estos reportes, la solución a corto plazo fue exportar la gran mayoría de la data financiera a diferentes tablas de datos en Excel y desde ahí, a través de capas y capas de procesamiento en Excel, empezar a unir estos datos, reorganizarlos y agruparlos hasta finalmente después de muchas pestañas y varios archivos, obtener un Estado de Resultado consolidado de la compañía…
La verdad es que finalmente se lograba la meta deseada, pero el precio era vivir constantemente en una situación que muchos que la hemos experimentado llamamos “Excel Hell.” El síntoma más claro que una área de finanzas sufre de Excel Hell es el tiempo que su personal debe de dedicar a mantener cada vez más complejos archivos de Excel para realizar las tareas cotidianas del área.
En el caso de los reportes, significa que el departamento de finanzas pasa igual o más tiempo preparando los reportes en Excel que analizándolos y prepararse para presentarlos a Gerencia General o Junta Directiva. Estar en un constante estado de Excel Hell, es perjudicial para todos los implicados.
Los Analistas Financieros pasan cantidades monstruosas de tiempo “masajeando data,” juntando varias tablas de datos, sumándolas, creando jerarquías, etc., para el final obtener un reporte financiero. El tiempo para hacerlo es tal que cuando está listo, hay tiempo solamente para hacer una reunión muy corta para que el Gerente o Director de Finanzas analice estos reportes y lo que significan para la empresa, antes de correr a presentarlos a Gerencia General y Junta Directiva.
Si algo sale mal en el Excel hay que cancelar la reunión, u obligar a los analistas a que se quedan hasta la noche en la empresa para terminar a tiempo. Luego de la reunión, los ajustes y cambios que pide Gerencia General o Junta Directiva significa varios días más de “masajear data” y hacer pequeñas reorganizaciones que toman muchísimo tiempo.
Debido a que el tiempo transcurrido entre que Gerencia General o Junta Directiva pida unos ajustes y que estos estén implementados en Excel puede ser de varios días, Gerencia General o Junta directiva no tiene información actualizada de la empresa sino información con un desfase de una semana o más, dificultando el análisis y la toma de decisiones sensitivas que sería mejor hacer con Reportes más actualizados. Bienvenidos todos al Excel Hell!
En el próximo artículo explicare porque se llega a este problema y como solucionarlo…Mientras tanto, me encantaría sus comentarios y experiencias sobre este tema…