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(pero, que pasa cuando lo que tenemos es un tornillo y no un clavo?)
Esta es la tercera parte de una serie de artículos sobre mis experiencias con Analista Financiero Corporativo, si deseas, puede leer la parte 1 o la parte 2.
Como vimos en el parte 2, Los Excel Pros tenemos tanta experiencia y confíamos tanto en Excel que para nosotros todos los problemas de contabilidad, finanzas y otras áreas pueden solucionarse con usos más sofisticados de Excel. El problema como vimos en la entrega anterior es que en la paso de Colección y Manipulación de Volúmenes Altos/Complejos de data, Excel no había sido diseñado ni era recomendado para ser la herramienta a usar.
Llega un punto en que pasar de recolectar/manipular/agregar Business Logic a la data, y pasar de data sencilla a data grande/compleja NO es como pasar de un clavo pequeño a otro más grande, sino como pasar de poner un clavo a colocar un tornillo.
En mi experiencia La data grande y compleja no requiere de más fuerza bruta. Si aún usamos Excel relativamente sencillo, este reto generalmente NO se supera solo con MAS: Mas personal, mas horas, mas trabajo. Poner un tornillo no se hace mejor con un martillo MAS grande, se hace mejor CAMBIANDO LA HERRAMIENTA.
Por lo tanto, en esta etapa en particular, lo mejor es apoyarse en nuevas herramientas en Excel que lo hacen trabajar como un destornillador...
En ese momento, pasábamos 3 a 4 días por semana quedándonos hasta las 7.30-8.00 de la noche en adelante...la semana de cierre contable, era aún mas tarde.
Porque nos quedábamos tan tarde? Una de las razones es que alguien, en algún momento, había cometido un error en el proceso...
- Muchas veces era la carga de la data: En algún momento la data del mes se cargo mal, de forma incompleta o reemplazando data de meses anteriores
-Otras voces, alguien había cambiado por error una celda con formulas necesarias en un archivo de Excel de muchas pestañas, grande y complejo, alterando los valores finales.
Estos errores humanos generalmente NO son siempre debidos a personal incompetente, sino al hecho que cada mes hay que repetir un proceso de carga y análisis muy largo y complejo...Mientras mas complejo el proceso, hay mas pasos y maneras de cometer errores, lo que que hace que estadísticamente, con el suficientemente numero de repeticiones, ALGUIEN va ha hacer lago mal...(y auditar un proceso largo y complejo también resulta más dificil :-))
QUE ESTA HACIENDO LAS EMPRESAS MAS INNOVADORAS Y OTROS PROFESIONALES EN EL MUNDO?
En la parte 4 de nuestra entrega hablaremos de 2 herramientas gratuitas, Powerpivot y Access que pueden apoyar a Excel para manejar retos de DATA GRANDE Y COMPLEJA, y luego desarrollaremos tácticas operativas para ir de donde estamos gradualmente a donde queremos llegar.
Como siempre, su feedback será muy apreciado...Larga vida a los Excel Pros!