Principio del Clavo y el Tornillo
(usar las herramientas adecuadas para para el trabajo...) En un entorno de procesos mensuales y recurrentes como las áreas de mercadeo, Finanzas o similares, y especialmente en áreas de alto volumen y alta complejidad como el de Finanzas Corporativas, usar Excel básico no es suficiente para hacer un buen trabajo, y generalmente crea altos niveles de "Excel Hell"
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Parte 1 Principios y Mejores Practicas
parte 2 Página Actual
parte 3 Casos Reales y Encuesta
parte 4 Bases de Datos, Powerpivot, PoweBI, Soluciones
Cualquier área que insista en violar el principio del clavo y el tornillo no podrá implementar procesos de mejora continua, y como vimos en la Parte 1, esto creará, más temprano que tarde, el entrar en periodos peligrosos de Excel Hell.
Este principio sonará un poco extraño en este artículo. Después de todo, yo soy un analista que usa como herramienta principal Excel avanzado, y soy declarado amante del Excel, y seguidor de muchos blogs dedicados al tema…entonces, porque yo creo tan firmemente en esto?
Para explicarlo, necesitamos describir:
· Quienes y como se transforma uno en un Excel Pro(fesional)
· Cuáles son las limitaciones de Excel
· En la Parte 3. Explicaremos cómo, aún con estas limitaciones, Excel acaba siendo la herramienta principal para hacer nuestro trabajo, y empezaremos a dar soluciones
LOS EXCEL PROS
Los Financistas, Contadores y Analistas AMAMOS a Excel, esto se aplica también a otras áreas que usan mucha data y mucho análisis como mercadeo y ventas... todos en el equipo, desde los asistentes, analistas a gerentes aprendemos a usar Excel, hasta convertirnos en lo que la comunidad llama Excel Pros
Volverse un Excel Pro es algo en lo que uno se transforma gradualmente, a través de afrontar retos cada vez más complejos y exigentes usando Excel, la herramienta que conocemos y amamos...
Eventualmente, El Excel Pro llega a afrontar retos cada vez más complejos con volúmenes cada vez mayores de data, y Excel empieza a mostrar sus debilidades…y es que Excel hasta recientemente (Ejem...PowerPivot) no fue diseñado para manejar el Proceso Estándar (recolección y manipulación de la data, Análisis y Reportaje) descrito en la Parte 1, en el nivel de complejidad y volumen que enfrenta los departamentos de contabilidad, finanzas o similares
LA OPINION DE MICROSOFT Y LOS EXPERTOS
Es MUY importante mencionar que esto es algo que Microsoft sabe, y publica en blogs oficiales, libros, foros y demás, y que los Microsoft MVP (Most Valuable Profesionals) trabajando en compañías desde Estados Unidos hasta India conocen y repiten desde al menos el 2004 hasta la actualidad.
(Es decir, Microsoft y otros han estado transmitiendo el mensaje de las debilidades de Excel desde al menos los últimos 10 años.)
Cuáles son las debilidades de Excel que Microsoft y otros mencionan?
Recoleccion y manipulacion de la data
Un archivo de Excel es capaz de contener en sus pestañas tablas de datos, y usar estas tablas para realizar análisis con fórmulas y Pivot Tables. Este método funciona bien para:
-Empresas pequeñas, con volúmenes y complejidad baja de la data
-Pocos requisitos de seguridad
-Poca necesidad de colaboración (más de un usuario usando el mismo archivo de Excel)
-Alta disponibilidad de tiempo
-Ninguna posibilidad de usar un audit trail
Que pasa cuando nuestra data, nuestra empresa y los requisitos son más grandes y complejos?
Es decir, que pasa cuando:
-Manejamos tablas con medio millón de registros o más
-Data que contiene grupos y jerarquías (se explican en el próximo párrafo,)
-Necesidad que la data sea más segura (en un archivo de Excel con tablas de datos, CUALQUIERA que copie el archivo puede copiar data sensitiva o privada,)
-Más de un usuario use la misma data al mismo tiempo?
La respuesta corta es: Empezamos a ver problemas con Excel como herramienta...
- Problemas relacionados al alto volumen y alta complejidad de la data. Defino altos volúmenes de data como 100,000 registros o más en una tabla de datos que tenga mas de 3-4 columnas, defino alta complejidad de la data cuando, para realizar nuestros análisis necesitamos relacionar (unir) 3 o mas tablas.
- Excel tradicional NO está diseñado para manejar de manera óptima esa situación. Se puede FORZAR a que lo haga, y se ven empresas y departamentos con bases de datos enormes y complejas residiendo en pestañas de Excel, pero cualquier usuario veterano de estos modelos de Excel que sea honesto podrá atestiguar que estos modelos violan una, varias o hasta TODAS Las Características Fundamentales que maneja los procesos de mejora continua:
- Integridad de la Data, Velocidad de Respuesta del Modelo, Peso del Archivo, Nivel de Automatización Posible, capacidad de cometer error.
Forzar a Excel sin tener conocimientos intermedio o avanzados de la herramienta a que sea algo que NO es (una base de datos diseñada para manejar volúmenes altos y complejos de data de manera flexible, eficiente y segura) ataca y perjudica a las 5 características de la mejora continua, impidiendo que esta suceda, y nos condena al Excel Hell.
ANALISIS DE LA DATA
Excel es muy bueno analizando data, Sobre todo usando Pivot Tables a nivel avanzado como herramienta de análisis. Es más, me atrevería a decir que si los problemas de Alto Volumen y Alta Complejidad en el proceso de Recolección y Manipulación de data son resueltos , Excel SI es capaz de analizar data con alto volumen y complejidad.
ELABORACION DE REPORTES
Al igual que para el Análisis de Data, si los problemas el proceso de Recolección y Manipulación de data son resueltos, Excel es medianamente capaz, usando modelos de reportes, Lookup fórmulas (Vlookup y Sumifs, Getpivotdata y otros) de reportar data con alto volumen y complejidad.
digo medianamente capaz, porque con mayores exigencias de reporting, se hace cada vez más necesario poder producir reportes mas dinámicos e interactivos, (los que nos evita traer el "reporte de respaldo" de 100 paginas para cuando gerencia nos hace una pregunta que NO esta incluida en nuestro reportes estáticos originales.)
con slicers, dashboards y otras herramientas "nuevas," (ejem, PowerView) aún podemos hacer reportes visuales e interactivos en el entorno de Excel...
conclusion de la parte 2
El paso 1 es la primera parte del Proceso Estándar, y si NO logramos accesar y manipular eficiente y efectivamente la data, o lo hacemos perjudicando las 5 Características de la Mejora Continua, y aun obtendremos al final Excel Hell...
En el Próximo capitulo de esta serie Estudiaremos porque aún con estas debilidades Excel reina supremo como herramienta para el análisis y reportaje, y definiremos pasos operativos concretos diseñados a poder implementar en el día a día la mejora continua y así reducir drásticamente el Excel Hell...
Sus comentarios son bienvenidos...que opinan de estas ideas, han vivido etapas de Excel Hell en sus negocios, que hacen cuando Excel no les coopera?